Configuration des FA : Différence entre versions

Version actuelle en date du 2 mars 2023 à 13:08

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Présentation

La configuration des Fiches d'Actions s'effectue à partir du deuxième rang d'onglets accessibles à partir de l'onglet Fiches d'Actions du 1er rang :

Désactivation des FA

Le module de gestion des Fiches d'Actions (FA) est désactivable pour les organisations qui n'utilisent que le module de gestion des Plans d'Actions (PA). Pour désactiver le module de gestion es FA, il suffit de cocher la case à cocher Désactiver :

Une fois cette case cochée et la modification appliquée et sauvegardée, tous les éléments relatifs aux fiches d’actions n’apparaissent plus dans l’interface (menu, listes, favoris, etc…) et il est impossible d'y accéder.

Cette fonctionnalité est inopérante en cas de présence de packs (SST, 8D, etc...).

Onglet Général

Libellés

Les libellés pour les Fiches d'Actions (ex. FAQ : Fiches d'Améliorations de la Qualité, FP : Fiches de Progrès,...) peuvent être modifiés. Les 3 zones Nom des fiches d'actions (initiales), Description des fiches d'actions (au singulier) et Description des fiches d'actions (au pluriel) doivent être renseignées.

Les modifications sont prises en compte dans les menus, dans toutes les pages de l'application, ainsi que dans les éditions.

Numérotation

Possibilité d'utiliser un numéro interne pour les FA en plus du numéro automatique généré par myQSEmanager (incrémentation automatique par année). Il suffit de cocher la case Utiliser un numéro interne.

Ce numéro interne peut être soit libre (cocher la case Champ de texte libre) soit paramétrable (ne pas cocher la case Champ de texte libre):

Le paramétrage est effectué sur 3 zones à partir des listes déroulantes Domaine, Origine, Priorité et Type de constat. Les séparateurs sont choisis librement. La quatrième zone est constitué d'un numéro à 4 chiffres incrémenté automatiquement.

La codification ainsi obtenue est logique et permet de trier rapidement les FA en fonction des critères choisis.

Le numéro interne se retrouve dans la première zone d'Identification des FA ainsi que dans une colonne spécifique de la liste des FA :

Actions

Cinq cases à cocher :

• Utiliser la mesure d'avancement des actions permet d'activer ou de désactiver la fonctionnalité d'identification et de calcul du taux d'avancement des actions (AI, AC, AP et/ou AM) et des FA (Cf. Gestion des Fiches d'Actions (FA) / Taux d'avancement des FA[1])
• Afficher l'avancement global dans la liste des FA permet d’activer ou de désactiver l’affichage de la mesure d’avancement global dans le bandeau haut de la liste des fiches d’actions ; cet indicateur demandant énormément de calculs, le désactiver accélère l’affichage de la liste
• Afficher l'avancement dans la liste des FA permet d’activer ou de désactiver l’affichage de la mesure d’avancement de chaque fiche d’actions dans la liste des fiches d’actions ; le désactiver accélère l’affichage de la liste
• Afficher la date de création dans la liste des actions d'une FA permet d'afficher la date de création d'une action dans les FA. Cette fonction permet également de filtrer sur ce critère dans les différentes listes
• Afficher le créateur dans la liste des actions d'une FA permet d'afficher le nom du créateur d'une action dans les FA. Cette fonction permet également de filtrer sur ce critère dans les différentes listes

Arborescence

Une case à cocher Afficher l'arborescence dans la liste des FA permet d'afficher ou non la colonne Arb. dans la liste des FA

Onglet Identification

Encadrement des champs

La case à cocher Activer permet d'encadrer les zones saisies de l'onglet Identification.

La zone Couleur permet de choisir la couleur de fond des zones saisies de l'onglet Identification. Pour choisir/changer la couleur du fond, il suffit de cliquer sur la zone sous la case à cocher et de choisir sur le nuancier la couleur de votre choix.

Domaine

La case à cocher Afficher le domaine dans les listes permet de compléter la liste des FA en affichant une colonne Domaine dans la liste des FA. Ceci permet d'éviter, lorsque la case est décochée, la présence d'une colonne spécifique au domaine si l'application ne comprend qu'un module FA, l'application étant alors mono-domaine.

Site

La case à cocher Afficher le site dans les listes permet d'afficher une colonne Site dans la liste des FA et donc d'éviter, lorsque la case est décochée, la présence d'une colonne spécifique au site si l'application n'est utilisée que par un seul site.

Clients

• Case à cocher Activer pour : on indique les domaines (Q, S et/ou E) pour lesquels elle sera utilisée.
• Lorsque cette liste est utilisée, il est possible de disposer d'une colonne Client dans la liste des FA en cochant la case à cocher Afficher dans la liste des FA.
• Il est également, dans ce cas, possible de disposer d'une colonne Client dans la liste des AC/AP en cochant la case à cocher Afficher dans la liste des AC/AP/AM.

Fournisseurs

• Case à cocher Activer pour : on indique les domaines (Q, S et/ou E) pour lesquels elle sera utilisée.
• Lorsque cette liste est utilisée, il est possible de disposer d'une colonne Fournisseur dans la liste des FA en cochant la case à cocher Afficher dans la liste des FA.
• Il est également, dans ce cas, possible de disposer d'une colonne Fournisseur dans la liste des AC/AP en cochant la case à cocher Afficher dans la liste des AC/AP/AM.

Processus

La case à cocher Activer pour permet d'indiquer les domaines (S et/ou E) pour lesquels les processus impactés seront identifiés dans les FA, étant entendu qu'il s'agit d'une zone obligatoire du domaine Qualité (pas de possibilité de paramétrage pour ce domaine).

Priorité

La case à cocher Saisie obligatoire permet de rendre la saisie de la priorité obligatoire lors de la création des FA (case activée).

Destination

• La case à cocher Activer permet d'activer cette liste déroulante.
• Le nom de la liste est paramétrable (1 zone de texte à renseigner pour le libellé au singulier, 1 autre pour le libellé au pluriel).

Liste déroulante optionnelle (liée à la liste des utilisateurs)

Le nom de la liste est paramétrable (zone de texte à renseigner) ainsi que les domaines (Q, S et/ou E) pour lesquels elle sera utilisée (case à cocher). Lorsqu'elle est activée, cette liste déroulante reprend tous les utilisateurs de myQSE Manager paramétrés dans la rubrique Gestion des utilisateurs.

Onglet AI

Possibilité d'activer une zone supplémentaire dans les AI, liée à une liste déroulante :

• L'activation s’effectue en cochant la case à cocher Activer.
• Le type d'information se trouvant dans la zone est paramétrable en renseignant la case Libellé.
• La zone supplémentaire peut figurer dans la liste des AI en cochant la case à cocher Afficher dans la liste des AI.

Onglet AC/AP/AM

Case à cocher de la zone Vérification d'efficacité par critères d'efficacité : Explication des conséquences du cochage de la case à la rubrique Efficacité d’une Action corrective / préventive / amélioration Cf. [2].

Dans le cadre du paramétrage du Mode 2, il est possible de déplacer automatiquement la date prévue de vérification si la date prévue pour l'action dont on doit vérifier l'efficacité est modifiée. Pour ce faire, il suffit de cocher dans le paramétrage la case Replanifier automatiquement en cas de modification de la date prévue de l'action :

Possibilité d'activer une zone supplémentaire dans les AC/AP/AM, liée à une liste déroulante :

• L'activation s’effectue en cochant la case à cocher Activer.
• Le type d'information se trouvant dans la zone est paramétrable en renseignant la case Libellé.
• La zone supplémentaire peut figurer dans la liste des AC/AP/AM en cochant la case à cocher Afficher dans la liste des AC/AP/AM.

Onglet Qualité

Sous-onglet Identification

Ce pavé, optionnel, permet d'augmenter le nombre des informations à saisir dans les FA du domaine Qualité.

Pour l'activer, cocher la case Activer. La visualisation du pavé paramétré, tel qu'il apparaîtra dans les FA du domaine, s'obtient en cliquant sur Aperçu du pavé.

Pour chaque domaine sont paramétrables à partir de ce pavé :

• 10 listes déroulantes (5 à 1 colonne, 5 à 2 colonnes)
• 1 case à cocher
• 2 champs de texte
• 2 zones de texte

Le paramétrage de ces zones s'effectue de la manière suivante :

• Pour les listes déroulantes : indication du nom de la liste déroulante (zone de texte à renseigner) et activation/désactivation de la liste (case à cocher).
• Pour la case à cocher : indication du nom de la case à cocher (zone de texte à renseigner) et activation/désactivation de la case (case à cocher).
• Pour les champs de texte : indication du nom du champ de texte (zone de texte à renseigner) et activation/désactivation du champ (case à cocher). Chaque champ de texte ainsi obtenu a une taille de 255 caractères.
• Pour les zones de texte : indication du nom de la zone de texte (zone de texte à renseigner) et activation/désactivation de la zone (case à cocher). Chaque zone de texte ainsi obtenue dispose d'un nombre de caractères quasi-illimité.

Il est possible de lier entre elles les listes déroulantes 7 & 8 d'une part, 9 & 10 d'autre part :

• Pour les lier, cocher la case Lier à liste déroulante X
• Lorsque la liaison est activée :
  • Dans la gestion des listes lors de l’ajout d’un élément dans une des listes à 2 colonnes, il est demandé l’élément « parent » de la liste à une colonne liée ;
  • Lors de l’ajout / modification d’une FA Qualité, et lors d’une recherche dans la listes des FA, AI, AC/AP/AM, la sélection d’un élément dans la liste à 1 colonne « filtre » automatiquement la liste déroulante à 2 colonnes associée.

Note : les listes déroulantes N° 1, 2, 3, 8 & 10 disposent de 2 zones d'identification :

• Nom : c'est la zone qui sera indiquée dans la FA.
• Description : permet de préciser l'information, de mettre des commentaires ou de donner des exemples. Les informations de cette zone apparaissent dans la rubrique correspondante de la FA entre parenthèses à la suite du Nom.

Sous-onglet AC/AP

Cet onglet permet de paramétrer les éléments de la gestion des coûts dans les FA du domaine Qualité :

• Case à cocher Activer : Explication des conséquences du cochage de la case à la rubrique Gestion des coûts (FA Qualité) dans la partie Gestion des Fiches d'Actions (FA).
• Zone de texte Libellé sur la FA : Permet d'indiquer le libellé souhaité pour nommer cette zone.
• Zone de texte Libellé (singulier) de la zone Type de coût dans la grille de gestion des coûts : Permet d'indiquer l'orthographe du singulier du libellé souhaité pour nommer cette zone.
• Zone de texte Libellé (pluriel) de la zone Type de coût dans la grille de gestion des coûts : Permet d'indiquer l'orthographe du pluriel du libellé souhaité pour nommer cette zone. La rubrique Modifier le contenu qui suit la zone de texte permet d'accéder au paramétrage par liste déroulante.
• Zone de texte Libellé de la zone Description dans la grille de gestion des coûts : Permet d'indiquer le libellé souhaité pour nommer cette zone.

Onglet Sécurité

Sous-onglet Identification

Ce pavé, optionnel, permet d'augmenter le nombre des informations à saisir dans les FA du domaine Sécurité.

Pour l'activer, cocher la case Activer. La visualisation du pavé paramétré, tel qu'il apparaîtra dans les FA du domaine, s'obtient en cliquant sur Aperçu du pavé.

Pour chaque domaine sont paramétrables à partir de ce pavé :

• 5 listes déroulantes
• 1 case à cocher
• 2 champs de texte
• 2 zones de texte

Le paramétrage de ces zones s'effectue de la manière suivante :

• Pour les listes déroulantes : indication du nom de la liste déroulante (zone de texte à renseigner) et activation/désactivation de la liste (case à cocher).
• Pour la case à cocher : indication du nom de la case à cocher (zone de texte à renseigner) et activation/désactivation de la case (case à cocher).
• Pour les champs de texte : indication du nom du champ de texte (zone de texte à renseigner) et activation/désactivation du champ (case à cocher). Chaque champ de texte ainsi obtenu a une taille de 255 caractères.
• Pour les zones de texte : indication du nom de la zone de texte (zone de texte à renseigner) et activation/désactivation de la zone (case à cocher). Chaque zone de texte ainsi obtenue dispose d'un nombre de caractères quasi-illimité.

Note : les listes déroulantes N° 1, 2 & 3 disposent de 2 zones d'identification :

• Nom : c'est la zone qui sera indiquée dans la FA.
• Description : permet de préciser l'information, de mettre des commentaires ou de donner des exemples. Les informations de cette zone apparaissent dans la rubrique correspondante de la FA entre parenthèses à la suite du Nom.

Sous-onglet AC/AP

Cet onglet permet de paramétrer les éléments de la gestion des risques dans les FA du domaine Sécurité :

• Case à cocher de la zone Bloquer l'AC/AP si le risque supplémentaire est trop important (comparé à l'item du DU correspondant) : Explication des conséquences du cochage de la case à la rubrique Gestion des risques (FA Sécurité) dans la partie Gestion des Fiches d'Actions (FA).
• Zones de texte Libellé de la zone Cotation de l'indice de risque : Permettent d'indiquer le nom des critères utilisés pour la cotation de l'évaluation des risques Santé et Sécurité au Travail.

Le paramétrage de base, qui peut être modifié, affecte la zone 1 à la Fréquence, la zone 2 à la Gravité et la zone 3 à la Maîtrise. La rubrique Modifier le contenu qui suit chaque zone de texte permet d'accéder au paramétrage par liste déroulante.

• Zone Formule de calcul de la criticité : Permet d'indiquer la formule de détermination de l'Indice de Risque à l'aide des opérateurs numériques de base (+ - / *). Bien respecter la valeur de chaque zone de critère (%1% pour le critère 1, %2% pour le critère 2 et %3% pour le critère 3). La formule paramétrée de base, qui peut être modifiée, est %1%*%2%*%3% ce qui signifie, en fonction du paramétrage de base, Fréquence*Gravité*Probabilité.

Il permet également de paramétrer les éléments de la gestion des coûts dans les FA du domaine Sécurité :

• Case à cocher Activer : Explication des conséquences du cochage de la case à la rubrique Gestion des coûts (FA Sécurité) dans la partie Gestion des Fiches d'Actions (FA).
• Zone de texte Libellé sur la FA : Permet d'indiquer le libellé souhaité pour nommer cette zone.
• Zone de texte Libellé (singulier) de la zone Type de coût dans la grille de gestion des coûts : Permet d'indiquer l'orthographe du singulier du libellé souhaité pour nommer cette zone.
• Zone de texte Libellé (pluriel) de la zone Type de coût dans la grille de gestion des coûts : Permet d'indiquer l'orthographe du pluriel du libellé souhaité pour nommer cette zone. La rubrique Modifier le contenu qui suit la zone de texte permet d'accéder au paramétrage par liste déroulante.
• Zone de texte Libellé de la zone Description dans la grille de gestion des coûts : Permet d'indiquer le libellé souhaité pour nommer cette zone.

Onglet Environnement

Ce pavé, optionnel, permet d'augmenter le nombre des informations à saisir dans les FA du domaine Environnement.

Pour l'activer, cocher la case Activer. La visualisation du pavé paramétré, tel qu'il apparaîtra dans les FA du domaine, s'obtient en cliquant sur Aperçu du pavé.

Pour chaque domaine sont paramétrables à partir de ce pavé :

• 5 listes déroulantes
• 1 case à cocher
• 2 champs de texte
• 2 zones de texte

Le paramétrage de ces zones s'effectue de la manière suivante :

• Pour les listes déroulantes : indication du nom de la liste déroulante (zone de texte à renseigner) et activation/désactivation de la liste (case à cocher).
• Pour la case à cocher : indication du nom de la case à cocher (zone de texte à renseigner) et activation/désactivation de la case (case à cocher).
• Pour les champs de texte : indication du nom du champ de texte (zone de texte à renseigner) et activation/désactivation du champ (case à cocher). Chaque champ de texte ainsi obtenu a une taille de 255 caractères.
• Pour les zones de texte : indication du nom de la zone de texte (zone de texte à renseigner) et activation/désactivation de la zone (case à cocher). Chaque zone de texte ainsi obtenue dispose d'un nombre de caractères quasi-illimité.

Note : les listes déroulantes N° 1, 2 & 3 disposent de 2 zones d'identification :

• Nom : c'est la zone qui sera indiquée dans la FA.
• Description : permet de préciser l'information, de mettre des commentaires ou de donner des exemples. Les informations de cette zone apparaissent dans la rubrique correspondante de la FA entre parenthèses à la suite du Nom.