Configuration

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Onglet Générale

Fiches d'Actions :

Libellés

Les libellés pour les Fiches d'Actions (ex. FAQ : Fiches d'Améliorations de la Qualité, FP : Fiches de Progrès,...) peuvent être modifiés. Les 3 zones Nom des fiches d'actions (initiales), Description des fiches d'actions (au singulier) et Description des fiches d'actions (au pluriel) doivent être renseignées.

Les modifications sont prises en compte dans les menus, dans toutes les pages de l'application, ainsi que dans les éditions.

Codification

Possibilité d'utiliser un numéro interne pour les FA en plus du numéro automatique généré par myQSEmanager (incrémentation automatique par année). Il suffit de cocher la case Utiliser un numéro interne.

Ce numéro interne peut être soit libre (cocher la case Champ de texte libre) soit paramétrable (ne pas cocher la case Champ de texte libre):

Le paramétrage est effectué sur 3 zones à partir des listes déroulantes Domaine, Origine, Priorité et Type de constat. Les séparateurs sont choisis librement. La quatrième zone est constitué d'un numéro à 4 chiffres incrémenté automatiquement.

La codification ainsi obtenue est logique et permet de trier rapidement les FA en fonction des critères choisis.

Le numéro interne se retrouve dans la première zone d'Identification des FA ainsi que dans une colonne spécifique de la liste des FA :

Plans d'actions :

Possibilité d'utiliser un numéro interne pour les PA en plus du numéro automatique généré par myQSEmanager (incrémentation automatique par année). Il suffit de cocher la case Utiliser un numéro interne (champ de texte libre).

Le numéro interne se retrouve dans la zone Commentaires des PA ainsi que dans une colonne spécifique de la liste des PA :

Onglet AC/AP

Case à cocher de la zone Utiliser la vérification d'efficacité par critères d'efficacité : Explication des conséquences du cochage de la case à la rubrique Efficacité d’une Action corrective / préventive dans la partie Gestion des Fiches d'Actions (FA).

AC/AP Qualité :

• Case à cocher de la zone Utiliser la gestion des coûts : Explication des conséquences du cochage de la case à la rubrique Gestion des coûts (FA Qualité) dans la partie Gestion des Fiches d'Actions (FA).

• Zone de texte Libellé de la gestion des coûts sur la FA : Permet d'indiquer le libellé souhaité pour nommer cette zone.

• Zone de texte Libellé du type de coût dans la grille de gestion des coûts (singulier) : Permet d'indiquer l'orthographe du singulier du libellé souhaité pour nommer cette zone. La rubrique Modifier le contenu qui suit la zone de texte permet d'accéder au paramétrage par liste déroulante.

• Zone de texte Libellé du type de coût dans la grille de gestion des coûts (pluriel) : Permet d'indiquer l'orthographe du pluriel du libellé souhaité pour nommer cette zone.

• Zone de texte Libellé de la description de coût dans la grille de gestion des coûts : Permet d'indiquer le libellé souhaité pour nommer cette zone.

AC/AP Sécurité :

• Case à cocher de la zone Bloquer l'AC/AP si le risque supplémentaire est trop important (comparé à l'item du DU correspondant) : Explication des conséquences du cochage de la case à la rubrique Gestion des risques (FA Sécurité) dans la partie Gestion des Fiches d'Actions (FA).

• Zones de texte Libellés pour la cotation : Permettent d'indiquer le nom des critères utilisés pour la cotation de l'évaluation des risques Santé et Sécurité au Travail.

Le paramétrage de base, qui peut être modifié, affecte la zone 1 à la Fréquence, la zone 2 à la Gravité et la zone 3 à la Probabilité. La rubrique Modifier le contenu qui suit chaque zone de texte permet d'accéder au paramétrage par liste déroulante.

• Zone Formule de calcul de la criticité : Permet d'indiquer la formule de détermination de l'Indice de Risque à l'aide des opérateurs numériques de base (+ - / *). Bien respecter la valeur de chaque zone de critère (%1% pour le critère 1, %2% pour le critère 2 et %3% pour le critère 3). La formule paramétrée de base, qui peut être modifiée, est (%1%*10)+(%2%*%3%) ce qui signifie, en fonction du paramétrage de base, (Fréquence*10)+(Gravité*Probabilité).

Onglet Notifications

Cet onglet permet de paramétrer la configuration des notifications par emails.

Case à cocher de la zone Activer les notifications (création ou modification d'une action) : permet d'activer ou non la notification par email lors de la création / modification d'une action (FA et PA). Pour désactiver la notification pour un utilisateur spécifique, il suffit de ne pas saisir d'adresse email dans la configuration de son profil (menu Administration, Gestion des utilisateurs).

Case à cocher de la zone Emails envoyés au format HTML : permet de recevoir les emails en format html plutôt qu'en format brut. Il est fortement recommandé de cocher cette case.

Configuration des rappels par email pour les personnes en action (à Jalon-X, à Jalon+X, à une fréquence X):

• Zone Envoyer un rappel à Jalon - X jour(s) : permet d'avertir par email une personne responsable d'une action, (quelle que soit sa nature ou son origine) X jour avant son échéance, si l'action n'a pas encore été réalisée.
• Zone Envoyer un rappel à Jalon + X jour(s) : permet d'avertir par email une personne responsable d'une action, (quelle que soit sa nature ou son origine) X jour après son échéance, que l'action n'a pas été réalisée.
• Zone corrélée à la zone ci-dessus, tous les X jours : permet de déterminer le fréquentiel de rappel par email des responsables d'actions dont les actions n'ont toujours pas été réalisées.

Onglet Page d'accueil

L'onglet Tableau de bord de la page d'accueil peut être paramétré de manière à n'afficher que les listes souhaitées. Le paramétrage de l'affichage s'effectue par des cases à cocher pour les rubriques suivantes :

• Fiches d'Actions non soldées
• Actions immédiates en cours
• Actions en cours (correctives / préventives)
• AC/AP en cours dont les critères d'efficacité n'ont pas été vérifiés
• Plans d'actions non complétés
• Actions en cours

A noter que les FA, les PA et les actions soldées n'apparaissent pas dans l'onglet Tableau de bord.

Onglet Opérations

Le fait de cliquer sur le bouton permet d'exporter l'ensemble des données de la base dans un fichier Excel au format CSV [1]. Cet utilitaire est à utiliser, soit pour réaliser des sauvegardes de données, soit pour exporter ses données en cas d'interruption ou de résiliation de l'abonnement à myQSEmanager.