Efficacité d’une Action corrective / préventive / amélioration
Trois modes de détermination et de vérification de l'efficacité des AC/AP/AM sont possibles. L'utilisation de l'un ou l'autre mode est fonction du paramétrage choisi. L'accès au paramétrage se fait par le menu Administration / Configuration, et dans ce dernier par la rubrique Vérification par critères d'efficacité :
- Si la case à cocher de la ligne Non est cochée, voir mode 1
- Si la case à cocher de la ligne Critères liés à l'action est cochée, voir mode 2
- Si la case à cocher de la ligne Critères liés à la Fiche d'Actions est cochée, voir mode 3
Sommaire
Mode 1
Vérification de l’efficacité de l’action :
- Renseigner la date de vérification de l’efficacité de l’action dans la zone prévue à cet effet. Attention : il est impossible de saisir une date de vérification postérieure à la date du jour
- Cocher la case si l’action est efficace, ne pas la cocher si elle ne l’est pas
- Si besoin, indiquer les commentaires nécessaires (zone non obligatoire)
- Une fois les renseignements entrés, cliquer sur le bouton .
Mode 2
On va ici utiliser un critère d'efficacité prédéfini pour vérifier a posteriori l'efficacité d'une AC/AP/AM. Le principe du Mode 2 est que le critère est lié à l'AC/AP/AM.
Dans la fenêtre de création de l'AC/AP/AM, le cadre du bas, Vérification d'efficacité, permet d'indiquer le critère à partir duquel l'AC/AP/AM sera considérée efficace :
3 zones obligatoires doivent être renseignées :
- Critère : texte libre qui permet de définir ce qu'on attend de l'action et à partir de quelle moment on considèrera qu'elle est efficace
- Vérificateur : nom de la personne chargée de la vérification de l'efficacité de l'action, à choisir dans la liste déroulante
- Date prévue de vérification : date prévue de l'action de vérification par le vérificateur
Après avoir cliqué sur le bouton en bas de la fenêtre de création de l'AC/AP/AM, celle-ci est créée avec son critère d'efficacité défini.
A noter que :
- L'action de vérification sera planifiée sur la liste des actions du vérificateur
- Par contre, cette planification ne se fera qu'à partir du moment où l'AC/AP/AM aura été mise en place
- Un mail est alors envoyé à l’utilisateur en charge de l’action (paramétrable)
Pour vérifier l'efficacité de l'AC/AP/AM une fois celle-ci mise en place, cliquez sur le bouton de la ligne correspondant au critère à vérifier dans l'onglet Vérification d'efficacité :
Dans la fenêtre Modification du critère N°X :
- Indiquez la date de vérification. Attention : il est impossible de saisir une date de vérification postérieure à la date du jour
- Cliquez sur la case à cocher Action efficace si l'action est efficace (ne pas cliquer si elle ne l'est pas)
- Faites si besoin les commentaires ad hoc dans la zone adéquate (possibilité d'utilisation des fonctions de traitement de texte et d'attache de fichiers dans cette zone)
- Fermez la fenêtre en cliquant sur la bouton
Mode 3
On va ici utiliser un ou plusieurs critères d'efficacité prédéfinis pour vérifier a posteriori l'efficacité d'une AC/AP/AM. Le principe du Mode 3 est que le critère est lié, non pas à l'AC/AP/AM mais à la Fiche d'Actions elle-même. De ce fait, le(s) critère(s) d'efficacité sont définis indépendamment de l'AC/AP/AM.
Pour définir un critère d'efficacité, cliquer sur le bouton :
S'ouvre la fenêtre de saisie d'un critère d'efficacité :
où :
- 1 est une liste déroulante dans laquelle sont paramétrés des critères génériques (Non réapparition de la NC...)
- 2 est un champ de texte permettant de personnaliser le critère
- 3 est le vérification de l'efficacité des AC/AP/AM de la FA
- 4 est la date prévue pour cette vérification
Dans cette FA ont été saisis 2 critères d'efficacité affichés dans la zone Critères d'efficacité de l'Onglet Actions :
- En 1 on voit que le critère d'efficacité a été rattaché à une ou plusieurs AC/AP/AM (bouton vert)
- En 2 on voit que le critère d'efficacité n'a pas encore été rattaché à une ou plusieurs AC/AP/AM (bouton orange)
Pour rattacher un critère d'efficacité à une AC/AP/AM, ouvrir cette dernière par le bouton , ouvrir l'onglet Vérification d'efficacité et choisir le critère en cochant la case correspondante. ici, on a choisi le deuxième critère :
Pour vérifier l'efficacité de l'AC/AP/AM une fois celle-ci mise en place, cliquez sur le bouton de la ligne correspondant au critère à vérifier dans la zone Critères d'efficacité de l'Onglet Actions :
Dans la fenêtre Modification du critère d'efficacité :
- En 1 indiquez la date de vérification. Attention : il est impossible de saisir une date de vérification postérieure à la date du jour
- En 2 cliquez sur la(es) case(s) à cocher de la fenêtre Actions efficaces pour indiquer quelle(s)action(s) est(sont) jugée(s) efficace(s) à partir de ce critère (ne pas cliquer si elle ne l'est pas)
- En 3 faites si besoin les commentaires ad hoc dans la zone adéquate (possibilité d'utilisation des fonctions de traitement de texte et d'attache de fichiers dans cette zone)
- Fermez la fenêtre en cliquant sur la bouton
Conséquence
Conséquence de la vérification de l’efficacité d’une action corrective / préventive / amélioration :
- Un symbole vert remplace le symbole rouge dans la case Vérification d’efficacité
- Un mail est envoyé à l’utilisateur en charge de l’action (paramétrable)
- Un symbole apparaît dans la case Action efficace : si l’action est efficace, si elle n’est pas efficace
- Les statistiques sont mises à jour
Pour la clôture d'une AC/AP/AM non efficace, voir la rubrique Solde d'une FA.