Configuration des notifications : Différence entre versions

Version du 5 février 2012 à 10:04

Notifications par email

Notifications par emails (création ou modification d'une action) :

• Case à cocher de la zone Activer : permet d'activer ou non la notification par email lors de la création / modification d'une action (FA et PA). Pour désactiver la notification pour un utilisateur spécifique, il suffit de ne pas saisir d'adresse email dans la configuration de son profil (menu Administration, Gestion des utilisateurs).

• Case à cocher de la zone Emails envoyés au format HTML : permet de recevoir les emails en format html plutôt qu'en format brut. Il est fortement recommandé de cocher cette case.

Confirmer l'envoi d'un email lors de la création / modification d'une action :

• Case à cocher de la zone Activer : permet de rendre active la possibilité d’activer ou désactiver la notification par email, en fonction du choix fait ci-après, lors de la création / modification d'une action (FA et PA).

• Case à cocher de la zone Envoyer par défaut : permet, lorsque la case est cochée, d’activer par défaut les notifications par emails lors de la mise à jour des actions en création ou modification. Dans ce cas, un mail ne sera pas envoyé si la case Notifier est décochée lors de la mise à jour d'une action (elle est restée cochée dans l'exemple ci-dessous) :

Note : Cette fonctionnalité permet, lorsque la notification systématique est choisie par défaut, d'éviter d'envoyer une notification lorsque la modification de l'action porte sur un point mineur (faute d'orthographe, ponctuation, etc...).

Paramétrage de la grille de rappel

L'envoi par email d'une grille de rappel des actions, en retard ou à venir, peut être activé ou non à l'aide de la case à cocher Activer. La grille de rappel se présente sous la forme suivante :

Le type d'actions contenu dans la grille de rappel peut être choisi par des cases à cocher parmi les types suivants :

• Actions immédiates (FA)
• Actions correctives / préventives / améliorations (FA)
• Critères d'efficacité à vérifier (FA)
• Actions des plans d'actions (PA)

Configuration des rappels par email pour les personnes en action (à Jalon-X, à Jalon+X, à une fréquence X):

• Zone Envoyer un rappel à Jalon - X jour(s) : permet d'avertir par email une personne responsable d'une action, (quelle que soit sa nature ou son origine) X jour avant son échéance, si l'action n'a pas encore été réalisée.
• Zone Envoyer un rappel à Jalon + X jour(s) : permet d'avertir par email une personne responsable d'une action, (quelle que soit sa nature ou son origine) X jour après son échéance, que l'action n'a pas été réalisée.
• Zone corrélée à la zone ci-dessus, tous les X jours : permet de déterminer le fréquentiel de rappel par email des responsables d'actions dont les actions n'ont toujours pas été réalisées.