Configuration des notifications

Notifications par email

Notifications par emails (création ou modification d'une action) :

• Case à cocher de la zone Activer : permet d'activer ou non la notification par email lors de la création / modification d'une action (FA et PA). Pour désactiver la notification pour un utilisateur spécifique, il suffit de ne pas saisir d'adresse email dans la configuration de son profil (menu Administration, Gestion des utilisateurs).

• Case à cocher de la zone Emails envoyés au format HTML : permet de recevoir les emails en format html plutôt qu'en format brut. Il est fortement recommandé de cocher cette case.

Confirmer l'envoi d'un email lors de la création / modification d'une action :

• Case à cocher de la zone Activer : permet de rendre active la possibilité d’activer ou désactiver la notification par email, en fonction du choix fait ci-après, lors de la création / modification d'une action (FA et PA).

• Case à cocher de la zone Envoyer par défaut : permet, lorsque la case est cochée, d’activer par défaut les notifications par emails lors de la mise à jour des actions en création ou modification. Dans ce cas, un mail ne sera pas envoyé si la case Notifier est décochée lors de la mise à jour d'une action (elle est restée cochée dans l'exemple ci-dessous) :

Note : Cette fonctionnalité permet, lorsque la notification systématique est choisie par défaut, d'éviter d'envoyer une notification lorsque la modification de l'action porte sur un point mineur (faute d'orthographe, ponctuation, etc...).

Grille de rappel des actions

Activation de la grille de rappel

L'envoi par email d'une grille de rappel des actions, en retard ou à venir, peut être activé ou non à l'aide de la case à cocher Activer. La grille de rappel se présente sous la forme suivante :

Les types d'actions contenus dans la grille de rappel peut être choisi par des cases à cocher parmi les types suivants :

• Actions immédiates (FA)
• Actions correctives / préventives / améliorations (FA)
• Critères d'efficacité à vérifier (FA)
• Actions des plans d'actions (PA)

Fréquence de notification

La grille de rappel peut être envoyée aux personnes en action :

• 1 ou plusieurs fois par semaine, à 1 ou plusieurs jours définis. Il suffit de cocher la (les) case(s) à cocher correspondant au(x) jour(s) choisi(s).
• 2 fois par mois en choisissant les dates d'envoi dans les listes déroulantes. Dans ce cas, toutes les cases à cocher journalières doivent être décochées.

Maturité des actions

Il est possible de paramétrer la grille en fonction de la maturité des actions :

• Case à cocher Dont la date prévue est dépassée : il s'agit des actions en retard. Il est recommandé de les faire figurer systématiquement dans la grille.
• Case à cocher A venir : il s'agit des actions dont l'échéance n'est pas encore échue. Il est possible de choisir à l'aide de la liste déroulante à Jalon- l'échéance à venir limite des actions figurant dans la grille.
• Case à cocher Du jour : permet d'intégrer dans la grille la liste des actions arrivant à échéance le jour d'envoi de la grille. Il est recommandé de cocher cette case lorsque la fréquence d'envoi de la grille de rappel est journalière.

Grille de rappel des actions à priorité haute

Il est possible d'envoyer une grille spécifique concernant exclusivement les actions à la priorité la plus haute des FA (priorité définie au niveau de la FA) et des PA (priorité définie au niveau de chaque action des PA), cf.[1].

Les principes d'activation et de choix de la fréquence de notification sont identiques à ceux de la grille de rappel des actions (cf. ci-dessus).

Dans cette grille de rappel figurent toutes les actions à priorité haute quel que soit leur niveau de maturité, en retard ou à venir.

Accès aux actions à partir des mails et des grilles

Il est possible d'accéder directement aux actions à mettre en place à partir des grilles de rappel. Pour cela, il suffit de cliquer sur le N° de la FA ou du PA sur la ligne de l'action à ouvrir.

Lorsqu'une page spécifique est demandée et que l'utilisateur n'est pas connecté, il est redirigé automatiquement vers celle-ci lors de la connexion (ex. Liens dans les grilles de rappel, possibilité de mettre une page favorite dans le navigateur,…)..