Configuration des notifications

Notifications par email

Notifications par emails (création ou modification d'une action) :

• Case à cocher de la zone Activer : permet d'activer ou non la notification par email lors de la création / modification d'une action (FA et PA). Pour désactiver la notification pour un utilisateur spécifique, il suffit de ne pas saisir d'adresse email dans la configuration de son profil (menu Administration, Gestion des utilisateurs).

• Case à cocher de la zone Emails envoyés au format HTML : permet de recevoir les emails en format html plutôt qu'en format brut. Il est fortement recommandé de cocher cette case.

Confirmer l'envoi d'un email lors de la création / modification d'une action :

• Case à cocher de la zone Activer : permet de rendre active la possibilité d’activer ou désactiver la notification par email, en fonction du choix fait ci-après, lors de la création / modification d'une action (FA et PA).

• Case à cocher de la zone Envoyer par défaut : permet, lorsque la case est cochée, d’activer par défaut les notifications par emails lors de la mise à jour des actions en création ou modification. Dans ce cas, un mail ne sera pas envoyé si la case Notifier est décochée lors de la mise à jour d'une action (elle est restée cochée dans l'exemple ci-dessous) :

Note : Cette fonctionnalité permet, lorsque la notification systématique est choisie par défaut, d'éviter d'envoyer une notification lorsque la modification de l'action porte sur un point mineur (faute d'orthographe, ponctuation, etc...).

Paramétrage de la grille de rappel

Activation de la grille de rappel

L'envoi par email d'une grille de rappel des actions, en retard ou à venir, peut être activé ou non à l'aide de la case à cocher Activer. La grille de rappel se présente sous la forme suivante :

Le type d'actions contenu dans la grille de rappel peut être choisi par des cases à cocher parmi les types suivants :

• Actions immédiates (FA)
• Actions correctives / préventives / améliorations (FA)
• Critères d'efficacité à vérifier (FA)
• Actions des plans d'actions (PA)

Fréquence de notification

La grille de rappel peut être envoyée aux personnes en action :

• 1 ou plusieurs fois par semaine, à 1 ou plusieurs jours définis. Il suffit de cocher la (les) case(s) à cocher correspondant au(x) jour(s) choisi(s).
• 2 fois par mois en choisissant les dates d'envoi dans les listes déroulantes.