Paramétrage des utilisateurs

Seules les personnes ayant un profil Administrateur ont accès à ce menu.

Niveaux d'utilisateurs

5 niveaux d’utilisateurs peuvent être attribués :

Administrateur

Il a accès à toutes les fonctionnalités de l’application, sans aucune limite, sauf aux PA confidentiels. Notamment, il est le seul à pouvoir :

• Utiliser le menu Administration et procéder aux différents paramétrages
• Créer des modèles de Plans d’Actions
• Archiver et désarchiver des FA ou des PA

Super Utilisateur

Il a accès à toutes les fonctionnalités de l’application à l’exception de celles réservées à l’Administrateur.

Utilisateur

Il peut :

• Créer des FA et des PA et en être propriétaire
• Créer des actions dans les FA et les PA dont il est propriétaire
• Modifier et/ou supprimer les FA et les PA dont il est propriétaire, ainsi que les actions qui en découlent
• Indiquer la date de réalisation des actions dont il a la charge dans les FA et les PA dont il n'est pas propriétaire
• Ouvrir un PA à partir d'une action d'un PA ou d'une FA dont il n'est pas propriétaire

Intervenant

Il a accès sur sa page d’accueil aux actions dont il est responsable. Pour chacune de ces actions, il peut indiquer la date à laquelle il les a mises en place. Par contre, il ne peut ni créer ni modifier de FA, de PA ou d’actions (sauf ci-dessus).

Contact

Il n'a pas accès à myQSE Manager mais peut être mis en action dans les FA et/ou les PA. Si son adresse mail est renseignée, il pourra recevoir les notifications et les rappels par mail (Cf. Configuration, onglet Notifications [1]).

Comptage des utilisateurs

Le calcul du nombre de licences utilisateurs permettant de définir le niveau de version (TPE, Standard, Illimitée) ne tient compte que des utilisateurs de myQSE Manager entrant dans les 4 premiers niveaux d'utilisation :

• Administrateur
• Super Utilisateur
• Utilisateur
• Intervenant

Création d'un utilisateur

Pour créer un nouvel utilisateur cliquer sur le bouton en haut à gauche de la liste des utilisateurs. Apparaît la fenêtre de création d'un utilisateur :

Les 7 premières zones (identifiées par une * rouge) doivent obligatoirement être renseignées pour créer l'utilisateur. La zone Adresse email est facultative. Par contre, l'utilisateur en question ne recevra aucune notification par mail (Cf. Configuration, onglet Notifications [2]) si cette zone n'est pas renseignée.

La zone Langue (identifiée par une * rouge) n'apparaît que dans les versions multilingues. Elle doit dans ce cas obligatoirement être renseignée et permet d'indiquer la langue d’utilisation de l'utilisateur.

Limitation ou extension des droits des utilisateurs

Préalable : l'affectation à des BU n'est possible que dans le cadre de l'abonnement Prémium.

• Case à cocher Accès limité aux FA et aux PA de ses sites, de ses BU ou processus : Lorsque cette case est cochée, l'utilisateur n'a accès dans l'espace commun qu'aux FA et PA de de ses sites, BU ou processus et ne peut accéder aux FA et PA des autres sites, BU ou processus. Par contre, il peut être mis en action dans une FA ou un PA d'un autre site. Dans ce cas, il aura accès à l'action dans l'onglet Liste des actions de son espace personnel.

• Case à cocher Accès limité aux FA et aux PA dont il est le propriétaire : Lorsque cette case est cochée, l'utilisateur n'a accès qu'aux FA et aux PA dont il est lui-même propriétaire. Il peut dans ce cas y accéder dans l'onglet Tableau de bord de son espace personnel ou à partir des menus de l'espace commun. Par contre, il peut être mis en action dans une FA ou un PA d'un autre propriétaire (de son site ou non). Dans ce cas, il aura accès à l'action dans l'onglet Liste des actions de son espace personnel.

• Case à cocher Refuser l'accès aux 8D : Lorsque cette case est cochée, l'utilisateur n'a aucun accès aux différents 8D. Cette fonction n'est activée que si le Pack Qualité est installé.

• Case à cocher Notifier par email chaque création et modification de FA Qualité : Lorsque cette case est cochée, l'utilisateur recevra une notification par email à chaque création / modification d'une FA Qualité, quel qu'en soit le propriétaire.

Idem pour les 2 autres cases à cocher pour les FA Sécurité et pour les FA Environnement.

Une limitation spécifique aux Super-utilisateurs :

• Case à cocher Accès limité aux constats de ses sites, de ses BU ou processus : Lorsque cette case est cochée, le Super-utilisateur n'a accès dans la vue étendue des constats qu'aux constats de ses sites, BU ou processus et ne peut accéder aux constats des autres sites, BU ou processus.

Notifications aux hiérarchiques

Possibilité d'informer par mail le N+1 d'un utilisateur, quel que soit son niveau, de l'attribution à son N-1 d'une action. Il recevra également une notification à chaque modification de l'action en question.

La zone N+1 (à notifier) est renseignable à partir de la liste déroulante des utilisateurs (le N+1 doit également être un utilisateur de myQSE Manager pour être informé). Si un N+1 souhaite ne pas être informé, il suffit de ne pas renseigner la zone.

La vision hiérarchique à partir de l'onglet Suivi groupé de l'espace personnel ne fonctionne que si la zone N+1 est renseignée.

Gestion des utilisateurs

Il est impossible de supprimer un utilisateur qui est propriétaire de PA ou de FA ou à qui ont été affectées une ou plusieurs actions.

Par contre :

• Il est possible pour les administrateurs de désactiver (ou activer) un compte utilisateur (menu Administration, rubrique Gestion des utilisateurs). Un utilisateur "désactivé" ne pourra plus se connecter mais toutes les saisies effectuées en son nom resteront actives. Le calcul du nombre de licences utilisateurs est effectué sur les utilisateurs actifs.
• Pour identifier facilement un utilisateur "désactivé" dans les différentes pages de l'application, créer une fonction spécifique (ex. utilisateur inactif) et lui affecter.
• En cas de remplacement d'un utilisateur par quelqu'un qui doit reprendre les FA ou PA en son nom, il suffit de remplacer les coordonnées de l'ancien utilisateur par celles du nouveau (ex.: nom, prénom, email,...).

Liste des utilisateurs

La liste des utilisateurs permet de visualiser rapidement l'ensemble des informations relatives aux utilisateurs de myQSE Manager :

Comme toutes les autres listes, elle peut être imprimée en cliquant sur l’icône en haut à gauche.