Efficacité d’une Action corrective / préventive / amélioration

Trois modes de détermination et de vérification de l'efficacité des AC/AP/AM sont possibles. L'utilisation de l'un ou l'autre mode est fonction du paramétrage choisi. L'accès au paramétrage se fait par le menu Administration / Configuration, et dans ce dernier par la rubrique Vérification par critères d'efficacité :

• Si la case à cocher de la ligne Non est cochée, voir mode 1
• Si la case à cocher de la ligne Critères liés à l'action est cochée, voir mode 2
• Si la case à cocher de la ligne Critères liés à la Fiche d'Actions est cochée, voir mode 3

Mode 1

Vérification de l’efficacité de l’action :

• Renseigner la date de vérification de l’efficacité de l’action dans la zone prévue à cet effet. Attention : il est impossible de saisir une date de vérification postérieure à la date du jour
• Cocher la case si l’action est efficace, ne pas la cocher si elle ne l’est pas
• Si besoin, indiquer les commentaires nécessaires (zone non obligatoire)
• Une fois les renseignements entrés, cliquer sur le bouton .

Mode 2

On va ici utiliser un critère d'efficacité prédéfini pour vérifier a posteriori l'efficacité d'une AC/AP/AM. Le principe du Mode 2 est que le critère est lié à l'AC/AP/AM.

Dans la fenêtre de création de l'AC/AP/AM, le cadre du bas, Vérification d'efficacité, permet d'indiquer le critère à partir duquel l'AC/AP/AM sera considérée efficace :

3 zones obligatoires doivent être renseignées :

• Critère : texte libre qui permet de définir ce qu'on attend de l'action et à partir de quelle moment on considèrera qu'elle est efficace
• Vérificateur : nom de la personne chargée de la vérification de l'efficacité de l'action, à choisir dans la liste déroulante
• Date prévue de vérification : date prévue de l'action de vérification par le vérificateur

Après avoir cliqué sur le bouton en bas de la fenêtre de création de l'AC/AP/AM, celle-ci est créée avec son critère d'efficacité défini.

A noter que :

• L'action de vérification sera planifiée sur la liste des actions du vérificateur
• Par contre, cette planification ne se fera qu'à partir du moment où l'AC/AP/AM aura été mise en place
• Un mail est alors envoyé à l’utilisateur en charge de l’action (paramétrable)

Pour vérifier l'efficacité de l'AC/AP/AM une fois celle-ci mise en place, cliquez sur le bouton de la ligne correspondant au critère à vérifier dans l'onglet Vérification d'efficacité :

Dans la fenêtre Modification du critère N°X :

• Indiquez la date de vérification. Attention : il est impossible de saisir une date de vérification postérieure à la date du jour
• Cliquez sur la case à cocher Action efficace si l'action est efficace (ne pas cliquer si elle ne l'est pas)
• Faites si besoin les commentaires ad hoc dans la zone adéquate (possibilité d'utilisation des fonctions de traitement de texte et d'attache de fichiers dans cette zone)
• Fermez la fenêtre en cliquant sur la bouton

Mode 3

On va ici utiliser un ou plusieurs critères d'efficacité prédéfinis pour vérifier a posteriori l'efficacité d'une AC/AP/AM. Le principe du Mode 3 est que le critère est lié, non pas à l'AC/AP/AM mais à la Fiche d'Actions elle-même. De ce fait, le(s) critère(s) d'efficacité sont définis indépendamment de l'AC/AP/AM.

Pour définir un critère d'efficacité, cliquer sur le bouton :

S'ouvre la fenêtre de saisie d'un critère d'efficacité :

où :

• 1 est une liste déroulante dans laquelle sont paramétrés des critères génériques (Non réapparition de la NC...)
• 2 est un champ de texte permettant de personnaliser le critère
• 3 est le vérification de l'efficacité des AC/AP/AM de la FA
• 4 est la date prévue pour cette vérification

Dans cette FA ont été saisis 2 critères d'efficacité affichés dans la zone Critères d'efficacité de l'Onglet Actions :

• En 1 on voit que le critère d'efficacité a été rattaché à une ou plusieurs AC/AP/AM (bouton vert)
• En 2 on voit que le critère d'efficacité n'a pas encore été rattaché à une ou plusieurs AC/AP/AM (bouton orange)

Pour rattacher un critère d'efficacité à une AC/AP/AM, ouvrir cette dernière par le bouton , ouvrir l'onglet Vérification d'efficacité et choisir le critère en cochant la case correspondante. ici, on a choisi le deuxième critère :

Pour vérifier l'efficacité de l'AC/AP/AM une fois celle-ci mise en place, cliquez sur le bouton de la ligne correspondant au critère à vérifier dans la zone Critères d'efficacité de l'Onglet Actions :

Dans la fenêtre Modification du critère d'efficacité :

• En 1 indiquez la date de vérification. Attention : il est impossible de saisir une date de vérification postérieure à la date du jour
• En 2 cliquez sur la(es) case(s) à cocher de la fenêtre Actions efficaces pour indiquer quelle(s)action(s) est(sont) jugée(s) efficace(s) à partir de ce critère (ne pas cliquer si elle ne l'est pas)
• En 3 faites si besoin les commentaires ad hoc dans la zone adéquate (possibilité d'utilisation des fonctions de traitement de texte et d'attache de fichiers dans cette zone)
• Fermez la fenêtre en cliquant sur la bouton

Conséquence

Conséquence de la vérification de l’efficacité d’une action corrective / préventive / amélioration :

• Un symbole vert remplace le symbole rouge dans la case Vérification d’efficacité
• Un mail est envoyé à l’utilisateur en charge de l’action (paramétrable)
• Un symbole apparaît dans la case Action efficace : si l’action est efficace, si elle n’est pas efficace
• Les statistiques sont mises à jour

Pour la clôture d'une AC/AP/AM non efficace, voir la rubrique Solde d'une FA.