Création / modification d’une Action corrective / préventive / amélioration dans une FA du domaine Environnement

Une action corrective, préventive et/ou d'amélioration peut être créée en l'absence d'action immédiate. Par contre, elle ne peut être créée qu'après recherche des causes du problème à l'origine de la FA.

Pour les FA du domaine Environnement, la création d'une action corrective et/ou préventive est obligatoire.

Pour les actions d'amélioration, on préférera passer par ce module plutôt que par les actions immédiates lorsqu'on souhaitera mesurer l'efficacité de l'action.

Création / Ajout d'une AC/AP/AM

Dans l'onglet Actions de la FA, cliquez sur le bouton Ajouter une AC/AP/AM :

Dans la fenêtre qui apparaît :

• Indiquez à l’aide de la liste déroulante la Cause que va traiter l’action
• Indiquez à l’aide de la liste déroulante le Type d’action
• La Balise indiquée dans la liste déroulante permet si besoin d'indiquer la criticité de l'action.
• Saisissez l’action à mettre en œuvre dans la zone de texte. Pour aller à la ligne dans cette zone sans générer d’interligne, maintenez la touche Majuscule enfoncée et tapez sur la touche Entrée. Pour aller à la ligne en générant une interligne, tapez sur la touche Entrée.
• Indiquez la date prévue de mise en place de l’action
• Indiquez à l’aide de la liste déroulante qui est la personne chargée de mettre en œuvre cette action
• Renseignez les zones du cadre Vérification d'efficacité
• Attention ! le renseignement de toutes ces zones est obligatoire.

Si elles ont été activées dans le paramétrage, cf. [1], renseignez :

• La zone complémentaire à l'aide de la liste déroulante.
• La liste de choix multiple Revue

Liaison de l'AC/AP/AM avec le Programme environnemental :

• Dans la zone Objectif indiquez à l'aide de la liste déroulante à quel objectif environnemental est liée l'action
• Indiquez le coût de l'action dans la zone Coût estimé
• indiquez les moyens nécessaires autres que financiers dans la zone Moyens (j/H)

Cliquez sur pour valider la saisie de l’action corrective / préventive / amélioration.

Conséquence de la création d’une action corrective / préventive / amélioration :

• L’action apparaît dans l'espace personnel de l’utilisateur en charge de l’action
• Un mail est envoyé à l’utilisateur en charge de l’action et au propriétaire de la FA (paramétrable)
• Une ligne est crée dans la FA pour chaque action corrective / préventive / amélioration

Modification d'une AC/AP/AM

Cliquez sur le bouton de l’action à modifier. Apparaissent les onglets de modification de l'AC/AP/AM :

• Dans l'onglet Action peuvent être modifiées le type d'action, la description de l'action ainsi que la liste déroulante supplémentaire et la liste de choix multiple Revue si ces 2 dernières zones ont été activées par paramétrage.
• L'onglet Mise en œuvre permet de donner les informations de réalisation ou d'avancement de l'action
• L'onglet Vérification d'efficacité permet d'enregistrer les résultats de la vérification d'efficacité de l'AC/AP/AM ou d'ajouter des critères de vérification, cf. [2]
• L'onglet Opérations permet de créer un Plan d'Actions lié à l'AC/AP/AM en en affectant la propriété (cf. [3]), ou d'abandonner l'action
• L'onglet Journaux est réservé et accessible uniquement à l’Administrateur, cf. [4]

Modifiez les éléments nécessaires dans l'onglet choisi, sachant que tous les éléments sont modifiables. Une fois la modification terminée, cliquez sur le bouton .

Conséquence de la modification d’une AC/AP/AM :

• Un mail est envoyé à l’utilisateur en charge de l’action et au propriétaire de la FA (paramétrable)
• si la fonctionnalité est paramétrée (cf.[5]), la zone de Commentaires de Mise en œuvre de chaque action comporte une ligne correspondant à chaque modification avec :
  • la mention modifié par..."
  • le nom de la personne qui a apporté la modification
  • ainsi que la date et l'heure de la modification

Avancement d'une AC/AP/AM

L'avancement d'une AC/AP/AM peut être matérialisée de 2 façons à partir de l'onglet Mise en œuvre :

• en indiquant dans la zone Date action la date de réalisation de l'action,
• en indiquant à l'aide du curseur le niveau d'avancement de l'action sur une échelle à 3 niveaux intermédiaires (25%, 50%, 75%) :

Un niveau d'avancement correspondant sera indiqué sur la ligne de l'action immédiate :

Mise en place d'une AC/AP/AM

• Une fois l’action en place, renseignez la date de mise en place dans la zone prévue à cet effet. Attention : il est impossible de saisir une date de mise en place postérieure à la date du jour
• Si besoin, indiquez les commentaires nécessaires (zone non obligatoire)
• Une fois les renseignements entrés, cliquez sur le bouton .

Conséquence de la mise en place d’une action corrective / préventive / amélioration :

• L’action disparaît de l'espace personnel de l’utilisateur en charge de l’action
• Un mail est envoyé au propriétaire de la FA (paramétrable)
• La date de mise en place de l’action ainsi que la durée de l’action apparaissent sur la ligne de l’action.
• Une case jalon apparaît également sur la ligne de l’action avec un symbole vert lorsque la date prévue a été respectée, ou un symbole rouge si la date n’a pas été respectée
• Les statistiques de réactivité et de tenue des jalons sont mises à jour

Suppression d'une AC/AP/AM

• Cliquez sur le bouton de la ligne correspondant à l’action à supprimer.
• Confirmez en cliquant sur le bouton OK suite à la question : Etes vous sûr de vouloir supprimer cette action ?

la fonctionnalité de suppression est réservée aux Administrateurs et Super-Utilisateurs ainsi qu'aux Utilisateurs, mais seulement pour ces derniers lorsqu'ils sont propriétaires de la FA.

Tri des AC/AP/AM

Les lignes sont classées par défaut dans l'ordre numérique croissant de la zone Numéro. Ce classement peut être modifié en cliquant sur l'entête dans le bandeau des zones :

• Type : un clic pour un classement par ordre alphabétique croissant, un deuxième clic pour un classement par ordre alphabétique décroissant
• Date prévue : un clic pour un classement par ordre de date décroissante, un deuxième clic pour un classement par ordre de date croissante
• Affectation : un clic pour un classement par ordre alphabétique croissant, un deuxième clic pour un classement par ordre alphabétique décroissant
• Avancement : un clic pour un classement par ordre d'avancement croissant, un deuxième clic pour un classement par ordre d'avancement décroissant
• Date action : un clic pour un classement par ordre de date décroissante, un deuxième clic pour un classement par ordre de date croissante