Création / modification d’une Action corrective / préventive / amélioration dans une FA du domaine SST

Une action corrective, préventive et/ou d'amélioration peut être créée en l'absence d'action immédiate. Par contre, elle ne peut être créée qu'après recherche des causes du problème à l'origine de la FA.

Pour les actions d'amélioration, on préférera passer par ce module plutôt que par les actions immédiates lorsqu'on souhaitera mesurer l'efficacité de l'action et éventuellement en gérer les coûts.

Création / Ajout d'une AC/AP/AM

Dans l'onglet Actions de la FA, cliquez sur le bouton Ajouter une AC/AP/AM :

Dans la fenêtre qui apparaît :

• Indiquez à l’aide de la liste déroulante la Cause que va traiter l’action
• Indiquez à l’aide de la liste déroulante le Type d’action
• La Balise indiquée dans la liste déroulante permet si besoin d'indiquer la criticité de l'action.
• Saisissez l’action à mettre en œuvre dans la zone de texte. Pour aller à la ligne dans cette zone sans générer d’interligne, maintenez la touche Majuscule enfoncée et tapez sur la touche Entrée. Pour aller à la ligne en générant une interligne, tapez sur la touche Entrée.
• Indiquez la date prévue de mise en place de l’action
• Indiquez à l’aide de la liste déroulante qui est la personne chargée de mettre en œuvre cette action
• Renseignez les zones du cadre Vérification d'efficacité
• Attention ! le renseignement de toutes ces zones est obligatoire.

Si elles ont été activées dans le paramétrage, cf. [1], renseignez :

• La zone complémentaire à l'aide de la liste déroulante.
• La liste de choix multiple Revue

Liaison de l'AC/AP/AM avec le Programme SST :

• Dans la zone Objectif indiquez à l'aide de la liste déroulante à quel objectif SST est liée l'action
• Indiquez le coût de l'action dans la zone Coût estimé
• Indiquez les moyens nécessaires autres que financiers dans la zone Moyens (j/H)
• Indiquez si une évolution du risque existant peut être identifiée après la mise en place de l'action (case à cocher si OUI)
• Indiquez si un nouveau risque peut être identifié après mise en place de l'action (case à cocher si OUI)

Cliquez sur pour valider la saisie de l’action corrective / préventive / amélioration.

Conséquence de la création d’une action corrective / préventive / amélioration :

• L’action apparaît dans l'espace personnel de l’utilisateur en charge de l’action
• Un mail est envoyé à l’utilisateur en charge de l’action et au propriétaire de la FA (paramétrable)
• Une ligne est crée dans la FA pour chaque action corrective / préventive / amélioration

Pour gérer les risques liés à l'AC/AP/AM, voir la rubrique Gestion des risques (FA Sécurité) [[2]]

Modification d'une AC/AP/AM

Cliquez sur le bouton de l’action à modifier. Apparaissent les onglets de modification de l'AC/AP/AM :

• Dans l'onglet Action peuvent être modifiées le type d'action, la description de l'action ainsi que la liste déroulante supplémentaire et la liste de choix multiple Revue si ces 2 dernières zones ont été activées par paramétrage.
• L'onglet Mise en œuvre permet de donner les informations de réalisation ou d'avancement de l'action
• L'onglet Vérification d'efficacité permet d'enregistrer les résultats de la vérification d'efficacité de l'AC/AP/AM ou d'ajouter des critères de vérification, cf. [3]
• L'onglet Opérations permet de créer un Plan d'Actions lié à l'AC/AP/AM en en affectant la propriété (cf. [4]), ou d'abandonner l'action
• L'onglet Journaux est réservé et accessible uniquement à l’Administrateur, cf. [5]

Modifiez les éléments nécessaires dans l'onglet choisi, sachant que tous les éléments sont modifiables. Une fois la modification terminée, cliquez sur le bouton .

Conséquence de la modification d’une AC/AP/AM :

• Un mail est envoyé à l’utilisateur en charge de l’action et au propriétaire de la FA (paramétrable)
• si la fonctionnalité est paramétrée (cf.[6]), la zone de Commentaires de Mise en œuvre de chaque action comporte une ligne correspondant à chaque modification avec :
  • la mention modifié par..."
  • le nom de la personne qui a apporté la modification
  • ainsi que la date et l'heure de la modification

Avancement d'une AC/AP/AM

L'avancement d'une AC/AP/AM peut être matérialisée de 2 façons à partir de l'onglet Mise en œuvre :

• En indiquant dans la zone Date action la date de réalisation de l'action,
• En indiquant à l'aide du curseur le niveau d'avancement de l'action sur une échelle à 3 niveaux intermédiaires (25%, 50%, 75%) :

Un niveau d'avancement correspondant sera indiqué sur la ligne de l'action immédiate :

Mise en place d'une AC/AP/AM

• Une fois l’action en place, renseignez la date de mise en place dans la zone prévue à cet effet. Attention : il est impossible de saisir une date de mise en place postérieure à la date du jour
• Si besoin, indiquez les commentaires nécessaires (zone non obligatoire)
• Une fois les renseignements entrés, cliquez sur le bouton .

Conséquence de la mise en place d’une action corrective / préventive / amélioration :

• L’action disparaît de l'espace personnel de l’utilisateur en charge de l’action
• Un mail est envoyé au propriétaire de la FA (paramétrable)
• La date de mise en place de l’action ainsi que la durée de l’action apparaissent sur la ligne de l’action.
• Une case jalon apparaît également sur la ligne de l’action avec un symbole vert lorsque la date prévue a été respectée, ou un symbole rouge si la date n’a pas été respectée
• Les statistiques de réactivité et de tenue des jalons sont mises à jour

Suppression d'une AC/AP/AM

• Cliquez sur le bouton de la ligne correspondant à l’action à supprimer.
• Confirmez en cliquant sur le bouton OK suite à la question : Etes vous sûr de vouloir supprimer cette action ?

la fonctionnalité de suppression est réservée aux Administrateurs et Super-Utilisateurs ainsi qu'aux Utilisateurs, mais seulement pour ces derniers lorsqu'ils sont propriétaires de la FA.

Tri des AC/AP/AM

Les lignes sont classées par défaut dans l'ordre numérique croissant de la zone Numéro. Ce classement peut être modifié en cliquant sur l'entête dans le bandeau des zones :

• Type : un clic pour un classement par ordre alphabétique croissant, un deuxième clic pour un classement par ordre alphabétique décroissant
• Date prévue : un clic pour un classement par ordre de date décroissante, un deuxième clic pour un classement par ordre de date croissante
• Affectation : un clic pour un classement par ordre alphabétique croissant, un deuxième clic pour un classement par ordre alphabétique décroissant
• Avancement : un clic pour un classement par ordre d'avancement croissant, un deuxième clic pour un classement par ordre d'avancement décroissant
• Date action : un clic pour un classement par ordre de date décroissante, un deuxième clic pour un classement par ordre de date croissante